Gentili Clienti,
a partire dal 1° gennaio 2025, entreranno in vigore importanti novità normative relative alla gestione delle spese di trasferta dei lavoratori dipendenti. Queste modifiche, introdotte dal Disegno di Legge di Bilancio 2025 e dal Decreto legislativo di riforma IRES-IRPEF, mirano a semplificare gli adempimenti amministrativi, modernizzare le procedure di rimborso e garantire una maggiore trasparenza fiscale.
Principali Novità
- Obbligo di tracciabilità dei pagamenti
- Dal 2025, per ottenere l’esenzione fiscale sui rimborsi delle spese di viaggio, vitto, alloggio e trasporto, sarà obbligatorio l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili, come carte di credito, bancomat, app di pagamento digitale o assegni bancari/circolari.
- Questo obbligo si applica sia alle trasferte fuori dal Comune sia a quelle all’interno del Comune, incluse le spese per autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC).
- Semplificazione documentale
- Per le trasferte all’interno del Comune, non sarà più necessario presentare documenti nominativi emessi dai vettori: sarà sufficiente fornire altre prove documentali delle spese sostenute.
- Nuovo trattamento fiscale per rimborsi e indennità
- Le trasferte fuori dal Comune continueranno a beneficiare di esenzioni fiscali per i rimborsi documentati e tracciabili, entro i limiti previsti ( deducibili fino a 180 euro per l’Italia, 258 euro per l’estero).
- I rimborsi per trasferte nel Comune seguiranno regole più restrittive, pur mantenendo alcune esenzioni per le spese di viaggio e trasporto.
Conseguenze in caso di Mancato Rispetto
Per i lavoratori dipendenti
- Le spese rimborsate tramite strumenti non tracciabili saranno considerate imponibili ai fini fiscali e previdenziali, con conseguente aumento dell’IRPEF e dei contributi dovuti.
Per le aziende
- Indeducibilità delle spese: I rimborsi non tracciabili non potranno essere dedotti dal reddito imponibile, aumentando il carico fiscale aziendale su IRES e IRAP.
- Doppia tassazione: Oltre all’imposizione sul dipendente, l’azienda subirà una penalizzazione per costi non deducibili, anche se effettivamente sostenuti per scopi lavorativi.
Adempimenti per le Aziende
È fondamentale aggiornare le politiche interne (travel policy) e formare i dipendenti sull’uso degli strumenti di pagamento tracciabili. In particolare:
- Introdurre procedure per verificare la conformità delle spese rimborsate.
- Digitalizzare i processi amministrativi per agevolare la raccolta e l’archiviazione delle ricevute tracciabili.
Focus sulle Trasferte
Trasferte fuori dal Comune
- Rimborsi analitici: Esenti se documentati e tracciabili, con limiti giornalieri.
- Indennità forfettarie: Imponibili solo oltre i limiti previsti.
- Rimborsi chilometrici: Esenti se calcolati secondo le tabelle ACI.
Trasferte all’interno del Comune
- Rimborsi: Imponibili salvo eccezioni per spese di viaggio e trasporto documentate.
- Rimborsi chilometrici: Esenti se calcolati secondo le tabelle ACI.
Rimborsi per Autoservizi Pubblici non di Linea (Taxi e NCC)
- Esenzione fiscale garantita per i rimborsi tracciabili.
- Deduzione consentita per le aziende che rispettano l’obbligo di tracciabilità.
Conclusioni e Raccomandazioni
La nuova normativa rappresenta un cambiamento significativo che richiede un adeguamento rapido ed efficace da parte delle aziende. È consigliabile:
- Aggiornare immediatamente le travel policy aziendali.
- Formare il personale sulla corretta gestione delle trasferte e dei rimborsi.
- Implementare procedure di controllo interno per evitare sanzioni.
Per ulteriori dettagli o supporto operativo, non esitate a contattarci. Saremo lieti di assistervi nell’adeguamento alle nuove disposizioni.
Cordiali saluti.